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Publication date: August 8th, 2023.
Object
As part of the provision of its services, Mailo is brought to proceed to the storage and to the processing of your personal data. This Privacy Rules is an integral part of the Mailo Terms of Use and are intended to indicate what data is stored and how it is used, how you can access, update, and delete your data. Mailo is committed to respect your privacy and your personal data according to these rules.
All transactions on personal data are carried out in compliance with the regulations in force in France, including Law No. 78-17 "Informatique et Libertés" of January 6, 1978, modified in compliance with the European Data Protection Regulation (GDPR), effective since 2018. Exchanges are subject to the secrecy of correspondence, as defined in Articles 226-15 and 432-9 of the French Penal Code and Article L 33-1 of the French Post and Electronic Communications Code.
Your data
You provide some data directly, such as when you create a Mailo account, upload a document to the virtual disk, or ask for help. Mailo also generates data for purely technical purposes. Any use of the data for purposes other than those set forth in this Privacy Rules requires your explicit agreement.
1. Your account data
To access Mailo services, you must have a secure account, created and overseen by a parent. For this purpose, they have provided personal information such as your first and last name, your e-mail address, your date of birth or your language, and optionally your gender.
The parent can view, modify or delete your personal data at any time in their Mailo account by going to the management page of the Mailo Family space, in the List of accounts section. In case of modification, Mailo does not keep the profiles previously modified and replaced.
Your profile information can be displayed to facilitate communication, collaboration, and file sharing with other users.
Account creation and last access date
Mailo retains for technical reasons the date of creation of your account and date of last access to the account.
Login history
So you can have an overview of your use of Mailo services and to check that no abnormal connection to your account has occurred, the history of your sessions (date of connection, type of connection and IP address) is stored for 1 month. This data is deleted automatically after one month.
Communication history with Mailo
When you contact Mailo by e-mail, a history of exchanges is kept to understand and solve the problems you encounter.
Configuration data and preferences
Mailo stores data related to setting up and to the use of the services you use. This includes, but is not limited to, message templates, filters, RSS feeds, current share data, or the list of configured reminders.
2. Contents you entrust to Mailo
Mailo services let you communicate, store files, collaborate with other users, and work on multiple devices. To make this possible and easy to use, Mailo stores, processes and transmits the content you entrust to it (such as your messages, files, photos, events and contacts).
Processing your content
It is reminded that the email is subject to the secrecy of correspondence. Mailo does not use what you say in e-mails or chats, or your documents, photos, address book or other personal files to send you targeted advertising or enrich a database which could be sold.
To ensure your security (antivirus and antispam) or to improve your use of email (graymail filtering), Mailo automatically analyzes all e-mails. These processes are performed on Mailo servers.
Content you share
Some Mailo services, such as the virtual disk or calendar, allow you to share your data with others. Be aware that the people you share your content with can then use, copy, save, transmit and display these contents. When you share contents publicly, they may be indexed by search engines.
3. Operating data
Mailo automatically generates data to ensure the proper functioning of its services, improve and protect them.
Log files
To administer the platform and ensure its proper functioning, Mailo saves "log files" that may contain the IP address of your connection and the type and language of the browser you use. These files are consulted only in case of technical problem of operation and / or correction of malfunction are kept for 1 month then deleted automatically.
Operating tickets
To monitor and analyze the activity of the platform and meet its legal obligations, Mailo stores and stores in operating tickets a set of operations performed on an account, for example account creations, alias creations , pack purchases and metadata for receiving and sending e-mails. This information is kept for a minimum of 1 year.
Cookies
As a reminder, cookies are small data files which allow keep information in the browser. They are posted by websites to identify the browser and follow it from page to page. Internet sites can only access cookies that have been stored by themselves on the browser.
Session cookies
For the operation of the service, and especially for its security, Mailo uses cookies, named session cookies.
These cookies only contain a temporary code allowing Mailo to identify the user during their session on the service. No record of this code is kept by Mailo at the end of the session.
If the user chooses to be recognized automatically on each return visit to Mailo, a cookie is stored on their browser to this purpose. This cookie contains a code which cannot be humanly interpreted.
These cookies are declared on the domain names of Mailo: "mailo.com", "net-c.com" and "netcourrier.com".
Permissions requested by the Mailo Junior mobile application
To be able to operate and offer a complete and efficient service, the Mailo Junior mobile application requests authorizations or permissions during its installation.
iOS
By default, the Mailo Junior application requests access to contacts. This permission allows you to provide access to the e-mail addresses of contacts stored on your phone when you write an e-mail in the application. Your mobile contacts are automatically synced to your Mailo address book only if you request it. To do this, go to the application Options in the Contacts section. The contacts access can be revoked in the Settings of the device.
Android
In order to operate, the Mailo Junior application for Android requires the following permissions:
- have full network access: only used to communicate with the Mailo servers
- read the contents of your SD card, modify or delete the contents of your SD card: used to store or add attachments and use the virtual disk
- change your audio settings, prevent your device from sleeping, control vibration: used to notify of the arrival of new messages
- read your contacts, modify your contacts, find accounts on the device: to synchronize contacts between the phone or the tablet and the Mailo account : to provide access to the e-mail addresses of the contacts stored on your phone when you write an e-mail in the application and to able to synchronize - at your request only - the contacts of your mobile phone with your Mailo address book. To do this, go to the Application Options in the Contacts section.
Permissions can be revoked in device Settings in the Applications section and in the Mailo Junior entry.
Requests from the authorities
Mailo may be required to provide data to the police, gendarmerie and justice authorities in a strict legal framework with the authorization of a magistrate.
Data security
Mailo implements all necessary security measures with regard to the nature of your data, in order to guarantee their security and confidentiality and, in particular, to prevent them from being deformed, damaged or unauthorized third parties have access to it.
In particular :
- most Mailo services are encrypted using SSL technology;
- Mailo conducts internal audits on the collection, storage and processing of data to prevent unauthorized access to our systems;
- Access to personal data is strictly limited to employees responsible for the maintenance and evolution of Mailo. These people are subject to strict confidentiality obligations.
Retention and deletion of data
Your personal data is kept throughout the life of your Mailo account.
When you delete your content (messages, contacts, events, files), these are permanently deleted from Mailo servers.
Your account can be deleted by the parent overseeing it. When your account is deleted, the associated contents are kept for one month for technical reasons, then permanently deleted by the system. However, if you want your content to be permanently deleted when you close the account, you can delete it before closing.
Mailo stores and processes your personal data and content on servers located in France.
Data Protection Officer
To exercise your rights or for any question regarding the management of your data on Mailo, you can get in touch with our Data Protection Officer at the address contact@mailo.com.
Date de publication : 8 août 2023.
Objet
Dans le cadre de la fourniture de ses services, Mailo est amené à procéder au stockage et au traitement de vos données personnelles. Les présentes Règles de confidentialité font partie intégrante des Conditions Générales d'Utilisation de Mailo et visent à indiquer quelles données sont stockées et comment elles sont utilisées, comment vous pouvez accéder à vos données, les mettre à jour et les supprimer. Mailo s'engage ainsi à respecter votre vie privée et vos données personnelles selon ces règles.
Toutes les opérations sur les données personnelles sont réalisées dans le respect de la réglementation en vigueur en France, notamment la Loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, modifiée et mise en conformité avec le Règlement européen sur la protection des données (RGPD) en 2018. Les échanges sont soumis au secret de la correspondance, tel que défini aux articles 226-15 et 432-9 du code pénal et par l'article L 33-1 du code des postes et des communications électroniques.
Vos données
Vous fournissez certaines données directement, notamment lorsque vous créez un compte Mailo, chargez un document sur le disque virtuel ou demandez de l'aide. Mailo génère de son côté des données à des fins exclusivement techniques. Toute utilisation des données dans des buts autres que ceux exposés dans les présentes Règles de confidentialité nécessite votre accord explicite.
1. Les données de votre compte
Pour accéder aux services Mailo Junior, vous devez disposer d'un compte sécurisé, créé et supervisé par un parent. Ce dernier a fourni à cet effet des informations personnelles comme votre prénom et votre nom, votre adresse e-mail, votre date de naissance ou votre langue, et de manière facultative, votre genre.
Le parent peut consulter, modifier ou supprimer vos données personnelles à tout moment depuis son compte Mailo en se rendant sur la page d'administration de l'espace Mailo Family, à la rubrique Liste des comptes. En cas de modification, Mailo ne conserve pas les profils précédemment modifiés et remplacés.
Vos informations de profil peuvent être affichées pour faciliter la communication, la collaboration et le partage de fichiers avec d'autres utilisateurs.
Date de création du compte et de dernier accès
Mailo conserve pour des raisons techniques la date de création de votre compte et date du dernier accès au compte.
Historique de connexion
Pour vous permettre d'avoir une vue d'ensemble de l'utilisation des services Mailo et vérifier qu'aucune connexion anormale à votre compte n'est survenue, l'historique de vos sessions (date de connexion, type de connexion et adresse IP) est stocké durant 1 mois. Ces données sont supprimées automatiquement au bout d'un mois.
Historique de communication avec Mailo
Lorsque vous contactez Mailo par e-mail, un historique des échanges est conservé afin de mieux comprendre et résoudre les problèmes que vous rencontrez.
Données de configuration et préférences
Mailo stocke des données liées au paramétrage et à l'utilisation des services que vous utilisez. Cela inclut entre autres les modèles de messages, les filtres, les flux RSS, les données de partage en cours ou la liste des rappels configurés.
2. Les contenus que vous confiez à Mailo
Les services Mailo vous permettent de communiquer, de stocker des fichiers, de collaborer avec d'autres utilisateurs et de travailler sur plusieurs appareils. Pour rendre cela possible et simple d'utilisation, Mailo stocke, traite et transmet les contenus que vous lui confiez (tels que vos messages, vos fichiers, vos photos, vos événements et vos contacts).
Traitement de vos contenus
Il est rappelé que le courrier électronique est soumis au secret des correspondances. Mailo n'utilise pas ce que vous dites dans les e-mails ou les discussions, ni vos documents, photos, carnet d'adresses ou autres fichiers personnels pour vous envoyer des publicités ciblées, ni pour enrichir une base de données pouvant être commercialisée.
Pour assurer votre sécurité (antivirus et antispam) ou améliorer votre utilisation de la messagerie (filtrage du graymail), Mailo analyse automatiquement tous les e-mails. Ces traitements s'effectuent sur les serveurs de Mailo.
Contenus que vous partagez
Certains services Mailo, comme le disque virtuel ou l'agenda, vous permettent de partager vos données avec d'autres personnes. Ayez conscience que les personnes avec lesquelles vous partagez vos contenus peuvent dès lors utiliser, copier, enregistrer, transmettre et afficher ces contenus. Lorsque vous partagez des contenus publiquement, ils peuvent être indexés par des moteurs de recherche.
3. Les données de fonctionnement
Mailo génère automatiquement des données pour assurer le bon fonctionnement de ses services, les améliorer et les protéger.
Fichiers journaux
Pour administrer la plateforme et assurer son bon fonctionnement, Mailo enregistre des "fichiers journaux" susceptibles de contenir l'adresse IP de votre connexion ainsi que le type et la langue du navigateur que vous utilisez. Ces fichiers qui ne sont consultés qu'en cas de problème technique de fonctionnement et/ou de correction de dysfonctionnement sont conservés durant 1 mois puis supprimés automatiquement.
Tickets de fonctionnement
Pour surveiller et analyser l'activité de la plateforme et répondre à ses obligations légales, Mailo enregistre et stocke dans des tickets de fonctionnement un ensemble d'opérations réalisées sur un compte, par exemple les créations de compte, les créations d'alias, les achats de packs et les métadonnées de réception et envoi des e-mails. Ces informations sont conservées un minimum de 1 an.
Cookies
Pour rappel, les cookies sont des petits fichiers de données permettant de conserver des informations dans le navigateur. Ils sont déposés par les sites Internet pour identifier le navigateur et le suivre de page en page. Les sites Internet ne peuvent accéder qu'aux cookies déposés par eux-mêmes sur le navigateur.
Cookies de session
Pour le fonctionnement du service, et en particulier pour sa sécurité, Mailo utilise des cookies, nommés "cookies de session". Ces cookies contiennent uniquement un code temporaire permettant à Mailo d'identifier l'utilisateur durant sa session sur le service. Aucune trace de ce code n'est conservée par Mailo à la fin de la session.
Si l'utilisateur choisit d'être reconnu automatiquement à chaque retour sur Mailo, un autre cookie est déposé sur son navigateur à cette fin. Ce cookie contient un code qui n'est pas humainement interprétable.
Ces cookies sont déclarés sous les noms de domaine de Mailo suivants : "mailo.com", "net-c.com" et "netcourrier.com".
Permissions demandées par l'application mobile Mailo Junior
Pour pouvoir fonctionner et proposer un service complet et performant, l'application Mailo Junior demande des autorisations ou permissions lors de son installation.
iOS
Par défaut, l'application Mailo demande l'accès aux contacts. Cette autorisation permet de proposer un accès aux adresses e-mail des contacts stockés sur votre téléphone lorsque vous écrivez un e-mail dans l'application. Les contacts de votre mobile ne sont synchronisés automatiquement avec votre carnet d'adresses Mailo que si vous le demandez. Pour cela, rendez-vous dans les Options de l'application, à la rubrique Contacts. L'accès aux contacts peut être révoqué dans les Réglages de l'appareil.
Android
Pour fonctionner, l'application Mailo Junior pour Android a besoin des permissions suivantes :
- bénéficier d'un accès complet au réseau : uniquement utilisé pour communiquer avec les serveurs de Mailo ;
- voir le contenu de la carte SD, modifier ou supprimer le contenu de la carte SD : utilisé pour stocker ou ajouter des pièces jointes et utiliser le disque virtuel ;
- modifier vos paramètres audio, empêcher votre appareil de passer en mode veille, contrôler le vibreur : utilisé pour notifier de l'arrivée de nouveaux messages ;
- voir les contacts, modifier les contacts, recherche des comptes sur l'appareil : pour proposer un accès aux adresses e-mail des contacts stockés sur votre téléphone lorsque vous écrivez un e-mail dans l'application et pouvoir synchroniser - à votre demande uniquement - les contacts de votre mobile avec votre carnet d'adresses Mailo. Pour cela, rendez-vous dans les Options de l'application, à la rubrique Contacts.
Les autorisations peuvent être révoquées dans les Paramètres de l'appareil à la section Applications et à l'entrée Mailo Junior.
Requêtes des autorités
Mailo peut être appelé à fournir des données aux autorités de police, gendarmerie et de justice dans un strict cadre légal avec l'autorisation d'un magistrat.
Sécurité des données
Mailo met en œuvre toutes les mesures de sécurité nécessaires au regard de la nature de vos données, afin de garantir leur sécurité et leur confidentialité et, notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
En particulier :
- la plupart des services Mailo sont chiffrés à l'aide de la technologie SSL ;
- Mailo procède à des audits internes sur la collecte, le stockage et le traitement des données afin d'empêcher tout accès non autorisé à ses systèmes ;
- l'accès aux données personnelles est strictement limité aux salariés chargés de la maintenance et de l'évolution de Mailo. Ces personnes sont soumises à de strictes obligations de confidentialité.
Conservation et suppression des données
Vos données personnelles sont conservées tout au long de la durée de vie de votre compte Mailo.
Lorsque vous supprimez vos contenus (messages, contacts, événements, fichiers), ces derniers sont définitivement supprimés des serveurs Mailo.
Votre compte peut être supprimé par le parent qui l'administre. Lorsque votre compte est supprimé, les contenus associés sont conservés pendant un mois pour des raisons techniques, puis définitivement supprimés par le système. Toutefois, si vous souhaitez que vos contenus soient définitivement supprimés lors de la fermeture du compte, vous pouvez les supprimer avant ladite fermeture.
Mailo stocke et traite vos données personnelles et vos contenus sur des serveurs situés en France.
Responsable du traitement des données
Pour exercer vos droits ou pour toute question sur le traitement de vos données sur Mailo, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données (DPO) à l'adresse contact@mailo.com.